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個人情報の取扱いについて

個人情報の取扱いについて

北海学園大学「個人情報の保護に関する規程」

(目 的)

第1条 本規程は,学校法人北海学園「個人情報の保護に関する規程」第20条に基づき,高度情報通信社会の進展に伴い個人情報の利用が著しく拡大していることにかんがみ,個人情報の適正な取扱いに関し,北海学園大学(以下,大学という。)の遵守すべき義務等を定めることにより,個人情報の有用性に配慮しつつ,個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定 義)

第2条本規程において「個人情報」とは,生存する個人に関する情報であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ,それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

2 本規程において「個人データ」とは,特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの又は一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって,目次,索引その他検索を 容易にするためのものを有するものを構成する個人情報をいう。

3 本規程において「保有個人データ」とは,大学が,開示,内容の訂正,追加又は削除,利用の停止,消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって,その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして次に掲げるもの又は六月以内 に消去することとなるもの以外のものをいう。
(1)当該個人データの存否が明らかになることにより,本人又は第三者の生命,身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
(2)当該個人データの存否が明らかになることにより,違法又は不当な行為を助長し,又は誘発するおそれがあるもの
(3)当該個人データの存否が明らかになることにより,国の安全が害されるおそれ,他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
(4)当該個人データの存否が明らかになることにより,犯罪の予防,鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの

4 本規程において個人情報について「本人」とは,個人情報によって識別される特定の学生等をいう。

5 前項において,学生等とは,次の各号に掲げる者をいう。
(1)大学において教育を受けている者,その保護者及び学資支給人
(2)大学において教育を受けようとする者,その保護者及び学資支給人
(3)大学において教育を受けた者及び受けようとした者,その保護者及び学資支給人

(大学及び教職員等の責務)

第3条 大学は,個人情報の取得,保管又は利用にあたり,個人の基本的人権を尊重し,個人情報の保護を図るため,次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
(1)個人情報を提供する者への本規程の趣旨の周知及び公開
(2)大学の教職員に対する本規程の遵守の徹底
(3)大学の学生,院生等に対する個人情報保護に関する啓蒙,教育,指導
(4)その他,大学が必要と認めた措置

2 個人情報,個人データを取り扱う者は,業務上知り得た個人情報,個人データの内容をみだりに第三者に知らせ,又は不当な目的に使用してはならない。その業務に係る職を退いた後も同様とする。

(個人情報保護管理者)

第4条 大学全体における個人情報保護の責任者として「個人情報保護管理者」(以下,管理者という。)を置く。

2 管理者は,学長とする。

3 管理者は,大学における個人情報の取得,利用,提供及び管理並びに保有個人データの開示等の申請に関し,本規程の定めるところに従い,適正に処理する責任を有する。

4 管理者は,学生等に関する個人データの取扱いの管理に関する事項を行わせるため,個人データ管理責任者として学部長,研究科長,その他の機関長及び事務部長を選任する。

(個人情報保護実施委員会)

第5条 管理者は,本規程の実施に必要な事項を審議させるため個人情報保護実施委員会(以下,委員会という。)を設置する。

2 委員会に関する規程は,別に定める。

(法令等との関係)

第6条 本規程に定めがない事項は,学校法人北海学園「個人情報保護に関する規程」及び個人情報保護に関する法律その他関係法令の定めによる。

(利用目的の特定)

第7条 管理者は,個人情報を取り扱うに当たっては,その利用の目的(以下「利用目的」という。)を,本人が,取得された当該本人の個人情報が利用された結果を合理的に想定できる程度に,できる限り具体的,個別的に特定しなければならない。

2 管理者は,利用目的を変更する場合には,変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的による制限)

第8条 管理者は,あらかじめ本人の同意を得ないで,前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて,個人情報を取り扱ってはならない。

2 管理者は,合併その他の事由により他の大学から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は,あらかじめ本人の同意を得ないで,承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて,当該個人情報を取り扱ってはならない。

3 前2項の規定は,次に掲げる場合については,適用しない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命,身体又は財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(適正な取得)

第9条 管理者は,偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

(取得に際しての利用目的の通知等)

第10条 管理者は,個人情報を取得した場合は,あらかじめその利用目的を公表している場合を除き,速やかに,その利用目的を,本人に通知し,又は公表しなければならない。

2 管理者は,前項の規定にかかわらず,本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は,あらかじめ,本人に対し,その利用目的を明示しなければならない。ただし,人の生命,身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は,この限りでない。

3 管理者は,利用目的を変更した場合は,変更された利用目的について,本人に通知し,又は公表しなければならない。

4 前三項の規定は,次に掲げる場合については,適用しない。
(1)利用目的を本人に通知し,又は公表することにより本人又は第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)利用目的を本人に通知し,又は公表することにより北海学園大学(学校法人北海学園)の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,利用目的を本人に通知し,又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

(データ内容の正確性の確保)

第11条 管理者は,利用目的の達成に必要な範囲内において,個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。

(安全管理措置)

第12条 管理者は,その取り扱う個人データの漏えい,滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

2 管理者は,個人データの安全管理のために,次に掲げる措置を講ずるよう努めるとともに,当該措置の内容を公表するよう努めるものとする。
(1)学生等に関する個人データを取り扱う従業者及びその権限を明確にした上で,その業務を行わせること。
(2)学生等に関する個人データは,その取扱いについての権限を与えられた者のみが業務の遂行上必要な限りにおいて取り扱うこと。
3 個人データは適切に管理し,保存期間の経過したもの及び不要となったものについては,確実かつ迅速に破棄又は削除しなければならない。

(従業者の監督)

第13条 管理者は,その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては,当該個人データの安全管理が図られるよう,当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(教育及び研修)

第14条 管理者は,学生等に関する個人データ管理責任者及び個人データを取り扱う従業者に対し,その責務の重要性を認識させ,具体的な個人データの保護措置に習熟させるため,必要な教育及び研修を行うよう努めなければならない。

(個人データの学外持ち出し禁止)

第15条 個人データの取扱い業務を学外に委託する場合を除いて,個人データを学外に持ち出してはならない。

2 正当な業務の遂行にとって個人データの学外持ち出しを必要とする場合は,管理者の許可を得なければならない。この場合,持ち出される個人データは当該業務の遂行に必要な最小限度とする。

(委託先の監督)

第16条 管理者は,個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は,その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう,委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

2 管理者は,前項の委託に当たっては,次に掲げる事項に留意するものとする。
(1)個人データの安全管理について十分な措置を講じている者を委託先として選定するための基準を設けること。
(2)委託先において,委託目的以外での個人データの利用,無断での他の者への再委託,複写複製,改ざん,漏えい,盗用等がなされないように,委託契約期間の明記,利用目的達成後の適切かつ確実な返却又は破棄若しくは削除,事故発生時における報告義務,事故発生時の委託先の責任の 明確化などの,個人データの安全管理のために講ずべき措置について委託契約書の中に明記すること。

(第三者提供の制限)

第17条 管理者は,次に掲げる場合を除くほか,あらかじめ本人の同意を得ないで,個人データを第三者に提供してはならない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命,身体又は財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

2 管理者は,第三者に提供される個人データについて,本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって,次に掲げる事項について,あらかじめ,本人に通知し,又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは,前項の規定にか かわらず,当該個人データを第三者に提供することができる。
(1)第三者への提供を利用目的とすること。
(2)第三者に提供される個人データの項目
(3)第三者への提供の手段又は方法
(4)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。

3 管理者は,前項第2号又は第3号に掲げる事項を変更する場合は,変更する内容について,あらかじめ,本人に通知し,又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

4 次に掲げる場合において,当該個人データの提供を受ける者は,前三項の規定の適用については,第三者に該当しないものとする。
(1)管理者が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3)個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって,その旨並びに共同して利用される個人データの項目,共同して利用する者の範囲,利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について,あらかじめ,本人に通知し,又は本人が 容易に知り得る状態に置いているとき。
5 管理者は,前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は,変更する内容について,あらかじめ,本人に通知し,又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
6 管理者は,個人データを第三者に提供するに当たっては,提供先において,提供目的以外での個人データの利用,無断での他の者への再提供,複写複製,盗用等がなされないように,提供先における保管期間の明記,利用目的達成後の適切かつ確実な返却又は破棄若しくは削除などの事項につ いて留意するものとする。

(本人の同意の取得方法)

第18条 管理者は,本人の同意を得るに当たっては,当該本人に当該個人情報の利用目的を通知し,又は公表した上で,当該本人が口頭,書面等により当該個人情報の取扱いについて承諾する意思表示を行うことができるように努めなければならない。

(保有個人データに関する事項の公表等)

第19条 管理者は,保有個人データに関し,次に掲げる事項について,本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。
(1)北海学園大学(学校法人北海学園)という名称
(2)すべての保有個人データの利用目的(第10条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除く。)
(3)次項,次条第1項,第22条第1項又は第23条第1項若しくは第2項の規定による求めに応じる手続(第26条第2項の規定により手数料の額を定めたときは,その手数料の額を含む。)
(4)当該大学が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先(大学庶務課又は学部事務室)

2 管理者は,本人から,当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは,本人に対し,遅滞なく,これを通知しなければならない。ただし,次の各号のいずれかに該当する場合は,この限りでない。
(1)前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
(2)第10条第4項第1号から第3号までに該当する場合

3 管理者は,前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは,本人に対し,遅滞なく,その旨を通知しなければならない。

(開 示)

第20条 管理者は,本人から,当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは,本人に対し,書面の交付(開示の求めを行った者が同意した方法があるときは,当該方法)により,遅滞なく,当該保有個人データを開示しなければならない。ただし,開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は,その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)開示の対象となる保有個人データに,申請者以外の個人に関する情報が含まれている場合
(2)本人又は第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(3)本人の指導,評価,診断,選考等に関する個人情報であって,開示することにより,当該指導,評価,診断,選考等に支障が生ずるおそれがある場合
(4)北海学園大学(学校法人北海学園)の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(5)他の法令に違反することとなる場合

2 管理者は,前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは,本人に対し,遅滞なく,その旨を通知しなければならない。

3 他の法令の規定により,本人に対し第1項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には,当該全部又は一部の保有個人データについては,同項の規定は,適用しない。

4 管理者は,保有個人データの開示に関し,次に掲げる事項に留意するものとする。
(1)開示又は非開示が大学における教育活動に与える影響
(2)開示を求める者が本人の法定代理人である場合,当該本人が同居する家庭における配偶者からの暴力のおそれの有無

5 管理者は,非開示の決定をすることが想定される保有個人データの範囲を定め,学生等に周知させるための措置を講ずるよう努めなければならない。

(開示の方法)

第21条 前条による保有個人データの開示は,当該保有個人データの記載されている文書の閲覧又は写しを交付することにより行う。この場合において,当該保有個人データが磁気テープ,磁気ディスク,その他の記憶媒体等に記録されている場合には,印字装置により出力した書面の閲覧又は交付により行う。

2 前項の方法による保有個人データの閲覧又は交付が困難である場合には,他の適切な方法により行うものとする。

(訂正等)

第22条 管理者は,本人から,当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正,追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を求められた場合には,その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き,利用目的の達成に必要な範囲内において,遅滞なく必要な調査を行い,その結果に基づき,当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。

2 管理者は,前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき,又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは,本人に対し,遅滞なく,その旨(訂正等を行ったときは,その内容を含む。)を通知しなければならない。

(利用停止等)

第23条 管理者は,本人から,当該本人が識別される保有個人データが第8条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第9条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって,当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって,その求めに理由があることが判明したときは,違反を是正するために必要な限度で,遅滞なく,当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし,当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であ って,本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは,この限りでない。

2 管理者は,本人から,当該本人が識別される保有個人データが第17条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって,当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって,その求めに理由があることが判明したときは,遅滞なく,当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし,当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって,本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは,この限りでない。

3 管理者は,第1項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき,又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三 者への提供を停止しない旨の決定をしたときは,本人に対し,遅滞なく,その旨を通知しなければならない。

(理由の説明)

第24条 管理者は,第19条第3項,第20条第2項,第22条第2項又は前条第3項の規定により,本人から求められた措置の全部又は一部について,その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は,本人に対し,その理由を説明するよう努めなければならない。

(開示等の求めに応じる手続)

第25条 管理者は,第19条第2項,第20条第1項,第22条第1項又は第23条第1項若しくは第2項の規定による求め(以下この条において「開示等の求め」という。)に関し,その求めを受け付ける方法につき次の事項を定める。この場合において,本人は,定められた方法に従って,開示等の求めを行わなければならない。
(1)開示等の求めの申出先(大学庶務課又は学部事務室)
(2)開示等の求めに際して提出すべき書面(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)の様式その他の開示等の求めの方式
(3)開示等の求めをする者が本人又は次条に規定する代理人であることの確認の方法
(4)第26条第1項の手数料の徴収方法

2 管理者は,本人に対し,開示等の求めに関し,その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において,管理者は,本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう,当該保有個人データの特定に資する情報の提供,開示手続の本人 への周知その他閲覧の場所及び時間等について本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない。

3 開示等の求めは,次に定める代理人によってもすることができる。
(1)未成年者又は成年被後見人の法定代理人
(2)開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人

4 管理者は,前三項の規定に基づき開示等の求めに応じる手続を定めるに当たっては,本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮しなければならない。

(手数料)

第26条 管理者は,第19条第2項の規定による利用目的の通知又は第20条第1項の規定による開示を求められたときは,当該措置の実施に関し,手数料を徴収することができる。

2 管理者は,前項の規定により手数料を徴収する場合は,実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において,その手数料の額を定めなければならない。

(大学による苦情の処理)

第27条 管理者は,個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

2 管理者は,前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。

3 苦情及び相談の受付先は,大学庶務課又は学部事務室とする。

附 則

この規程は,平成20年4月1日から施行する。

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